Zasady przetwarzania danych biometrycznych według RODO

Biometryczne systemy rejestracji obecności w pracy budzą poważne wątpliwości prawne, zwłaszcza w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO. Pomimo rosnącej popularności rozwiązań opartych na danych biometrycznych, takich jak odciski palców czy skany twarzy, ich wdrożenie do ewidencji czasu pracy może prowadzić do ryzyka prawnego i naruszenia przepisów w ochronie danych osobowych.

Dane biometryczne są uznawane za szczególną kategorię. Zgodnie z przepisami RODO, ich przetwarzanie jest dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach podczas których musi zostać spełniony szereg rygorystycznych warunków. Jednym z najistotniejszych wymogów jest uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą. Jednak w przypadku pracowników zgoda na przetwarzanie danych biometrycznych w celu rejestracji czasu pracy może być trudna do uznania za dobrowolną, ze względu na nierówną relację pracodawca-pracownik, w której pracownik może czuć presję lub obowiązek wyrażenia zgody.

Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wyraźnie stwierdził, że przetwarzanie danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy jest nielegalne i narusza fundamentalne zasady ochrony danych osobowych określone w RODO, w tym zasady legalności, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych. Zgodnie z tym stanowiskiem, dane biometryczne mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych przypadkach, np. w sytuacji, gdy pracownik wyraża zgodę z własnej inicjatywy lub gdy konieczne jest zapewnienie dostępu do szczególnie chronionych informacji bądź pomieszczeń, w zgodzie z przepisami Kodeksu pracy (art. 221b).

Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego

Zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego, wykorzystywanie danych biometrycznych do kontrolowania obecności w pracy jest nieproporcjonalne do zamierzonych celów. Nawet jeśli pracownik dobrowolnie wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych biometrycznych, sąd wskazuje, że taka zgoda w kontekście stosunku pracy nie jest w pełni dobrowolna, a zastosowanie takiego rozwiązania może stanowić naruszenie przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych. W wyroku o sygnaturze I OSK 249/09 Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli godzin pracy jest zbyt ingerujące i nieuzasadnione w kontekście celów, jakie można osiągnąć przy pomocy mniej inwazyjnych metod.

Alternatywne metody rejestracji obecności

Zamiast biometrycznych systemów rejestracji obecności, Urząd Ochrony Danych Osobowych rekomenduje stosowanie alternatywnych metod, które są zgodne z przepisami prawa i zapewniają skuteczną ewidencję czasu pracy bez naruszania prywatności pracowników. Do takich metod należą m.in. elektroniczne karty dostępu, identyfikatory, czy tradycyjne listy obecności. Te rozwiązania są zgodne z wymaganiami RODO i Kodeksu pracy, jednocześnie minimalizując ryzyko prawne związane z przetwarzaniem danych biometrycznych.

Konsekwencje prawne nieprzestrzegania RODO

Nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, w tym nielegalne przetwarzanie danych biometrycznych, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla pracodawców. Naruszenie zasad RODO, szczególnie w zakresie nieuzasadnionego przetwarzania danych biometrycznych, wiąże się z ryzykiem nałożenia wysokich kar finansowych.