Brak natychmiastowych kar może sugerować większą swobodę, rzeczywistość jest bardziej złożona. Korzystanie z KSeF jest obowiązkiem wynikającym z przepisów, a jego ignorowanie może skutkować zainteresowaniem urzędu skarbowego i koniecznością składania wyjaśnień.
Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy faktycznie trzeba się spieszyć z wdrożeniem nowych rozwiązań. Szczególnie że w początkowym okresie funkcjonowania systemu ustawodawca przewidział ograniczenie stosowania sankcji. To jednak nie oznacza, że całkowite pominięcie KSeF jest bezpieczne.
Brak kar nie oznacza braku obowiązków
W pierwszym okresie działania systemu rzeczywiście przewidziano łagodniejsze podejście do podatników. Dotyczy to jednak głównie sytuacji, w których przedsiębiorca korzysta z KSeF, ale popełnia błędy – na przykład techniczne lub formalne.
Co innego całkowite pomijanie systemu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wynika bezpośrednio z przepisów, dlatego jego ignorowanie może zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków podatkowych – nawet jeśli nie wiąże się jeszcze z automatyczną karą finansową.
Dwa różne scenariusze – kluczowe rozróżnienie
W praktyce można wyróżnić dwie zupełnie różne sytuacje:
1. Korzystanie z KSeF z błędami
Przedsiębiorca działa w systemie, ale zdarzają się pomyłki. W tym przypadku organy podatkowe przyjmują bardziej wyrozumiałe podejście i nie nakładają sankcji w okresie przejściowym.
2. Całkowite niekorzystanie z KSeF
Firma pomija system i wystawia faktury poza nim, mimo obowiązku. Taka sytuacja może wzbudzić zainteresowanie urzędu skarbowego i prowadzić do konieczności składania wyjaśnień.
To rozróżnienie jest kluczowe – brak kar nie oznacza pełnej dowolności w wyborze, czy korzystać z systemu.
Możliwa reakcja urzędu skarbowego
Choć sankcje finansowe mogą być odroczone, administracja skarbowa nadal posiada narzędzia do weryfikacji działań przedsiębiorców. W praktyce oznacza to, że podatnicy ignorujący KSeF mogą zostać wezwani do wyjaśnienia swojej sytuacji.
Takie wezwanie nie jest jeszcze karą, ale może prowadzić do kontroli lub dalszych czynności sprawdzających. W efekcie przedsiębiorca musi poświęcić czas i zasoby na kontakt z urzędem oraz uzasadnienie swojego postępowania.
Systemy raportowe ułatwią kontrolę
Nowe struktury raportowania podatkowego umożliwiają organom szybkie wykrycie nieprawidłowości. Dane przekazywane w plikach JPK pozwalają na identyfikację faktur oraz sprawdzenie, czy zostały one wystawione za pośrednictwem KSeF.
W praktyce oznacza to, że brak aktywności w systemie nie pozostanie niezauważony. Administracja skarbowa może łatwo ustalić, które podmioty nie realizują obowiązku i skierować do nich zapytania.
Czy warto odkładać wdrożenie?
Odwlekanie korzystania z KSeF może wydawać się wygodne w krótkim terminie, jednak wiąże się z ryzykiem organizacyjnym i podatkowym. Wdrożenie systemu wymaga czasu – zarówno pod względem technologicznym, jak i szkoleniowym.
Firmy, które zignorują ten etap, mogą w przyszłości zmierzyć się z nagłym obowiązkiem dostosowania się do przepisów, już bez okresu przejściowego i bez taryfy ulgowej. Najrozsądniejszym podejściem jest stopniowe wdrażanie systemu i przygotowanie firmy na nadchodzące zmiany – zamiast odkładania ich na ostatnią chwilę.
