Raz zdobyte wykształcenie nie zawsze wystarcza do sprawnego wywiązywania się z powierzanych w ramach różnych umów obowiązków czy też prowadzenia własnej firmy. Umiejętności trzeba stale uzupełniać i podnosić, a niekiedy całkowicie się przebranżawiać. Przedsiębiorcy, pracownicy, osoby realizujące umowy cywilnoprawne korzystają z różnych form edukacji zawodowej. Wydatki, jakie w związku z tym ponoszą podmioty gospodarcze, nie zawsze jednak spełniają kryteria pozwalające na uznanie ich za koszty podatkowe.
Kwalifikacje pracowników
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wspierania pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jego przepisy przewidują, że pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Co jednak istotne funkcjonujące przepisy nie zobowiązują go do finansowania pracownikowi wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. A ponieważ jednocześnie nie ma w tym zakresie żadnego zakazu, to pracodawca z własnej inicjatywy może zapewnić pracownikowi różne świadczenia „edukacyjne”, co wynika z art. 1033 K.p. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).
Pracodawca może więc przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Z uwagi na użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” katalog tych świadczeń ma charakter otwarty, tym samym pracodawca może sfinansować pracownikowi także inne wydatki z tej kategorii.
Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że dla możliwości obciążenia firmowych kosztów wydatkami, które firma ponosi w związku z uzupełnianiem albo podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników niezbędne jest, aby zarówno tematyka jak i zakres szkolenia miały związek z profilem działalności firmy lub bezpośrednio wykonywaną przez nich pracą. Gdy bowiem pracownicy nie wykonują zadań wymagających znajomości zagadnienia będącego przedmiotem szkolenia, wówczas nie ma możliwości powiązania tych wydatków z przychodami pracodawcy. Z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności nie można ich w takim przypadku uznać za celowe.
Z kolei gdy pracodawca finansuje koszty szkoleń przykładowo w zakresie obsługi podnośników i wózków widłowych pracownikom magazynu albo kursu samoobrony pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku dozorcy, to takie wydatki niezaprzeczalnie wykazują związek z jego działalnością. Dzięki temu można uznać je za ponoszone w celu uzyskania przychodu i obciążyć nimi koszty podatkowe.
Partnerzy biznesowi i ich pracownicy
Coraz więcej firm w celu pozyskania lub też utrzymania kontrahentów organizuje tzw. szkolenia produktowe. Na gruncie podatku dochodowego wydatki na ich organizację można uznać za dodatkowe koszty sprzedaży.
Finansowanie kosztów szkoleń produktowych kontrahentów lub ich pracowników, które mają na celu dostarczenie im specjalistycznej wiedzy na temat oferowanych przez firmę organizatora wyrobów lub usług, niezbędnych w ich dalszej dystrybucji, niewątpliwie może wpływać na osiągane przez tę firmę przychody. Trudno również zaprzeczyć, że w wielu branżach brak takich działań mógłby doprowadzić do zawężenia rynków zbytu podmiotu szkolącego. Stąd z uwagi na całokształt tych okoliczności wydatki ponoszone na tego typu szkolenia są wydatkami bezpośrednio związanymi ze sprzedażą i osiąganymi przychodami. Dzięki temu podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych.
Aby wydatek na szkolenie stanowił koszt firmowy, musi być ono powiązane z czynnościami wykonywanymi na co dzień przez osobę szkoloną.
Gdy szkolonym jest zleceniobiorca
Dużo firm korzysta w prowadzeniu działalności z usług świadczonych na podstawie umów zlecenia. Część z nich również takim osobom finansuje koszty różnorodnych szkoleń. Gdy obowiązek zapewnienia takiego świadczenia nakładają na nich obowiązujące przepisy (np. w związku z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy), wydatki na ten cel mogą obciążać firmowe koszty podatkowe. Jeżeli jednak zleceniobiorca zostaje skierowany na szkolenie z inicjatywy zleceniodawcy, to kwestia obciążania kosztów firmowych związanymi z tym wydatkami nie jest już tak oczywista. Dla ich kosztowej kwalifikacji oprócz konieczności wykazania związku wydatków szkoleniowych z czynnościami wykonywanymi przez daną osobę w ramach umowy zlecenia niezbędne jest, aby wynikały one z zawieranych umów. Co prawda z obowiązujących przepisów nie wynika wprost obowiązek umieszczenia w umowie takiego zapisu, to jednak w celach dowodowych wskazane jest uregulowanie tej kwestii w formie pisemnej. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnego sporu z organami podatkowymi, które przy jego braku mogą zakwestionować zasadność obciążania wydatkami szkoleniowymi kosztów podatkowych. Gdy bowiem zagadnienie to zostanie w ten sposób unormowane, organy podatkowe nie powinny kwestionować rozliczania w kosztach firmowych omawianych wydatków.
Nauka przedsiębiorcy
Jeżeli chodzi o obciążanie firmowych kosztów wydatkami na szkolenia przedsiębiorców, to powinno się to odbywać na ogólnych zasadach. W praktyce oznacza to, że za wydatki racjonalne i gospodarczo uzasadnione, czyli celowe z punktu widzenia prowadzonej działalności, można uznać tylko te wydatki na szkolenie przedsiębiorcy, których poniesienie pozwoli mu na zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych w prowadzeniu własnej firmy. Gdy dokształcanie ma więc na celu jedynie podniesienie ogólnego poziomu jego wiedzy, to wydatki z nim związane należy uznać za poniesione na cele osobiste niemające związku z firmowymi kosztami podatkowymi.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.)
Źródło: Gazeta Podatkowa
