Do podstawowych aktów prawa zakładowego należą regulaminy pracy i wynagradzania. W zakresie, w jakim są one korzystniejsze dla pracownika, mają pierwszeństwo nawet przed przepisami ustawowymi. W zależności od stanu zatrudnienia w danej firmie, ich utworzenie jest obowiązkiem pracodawcy lub możliwością, z której może, ale nie musi skorzystać.
Akty porządkowe i płacowe
Regulamin pracy jest podstawowym aktem prawa zakładowego o charakterze porządkowym. Jego celem jest unormowanie wszystkich spraw organizacyjnych, istotnych dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy i związanych z nimi praw i obowiązków pracodawcy i pracowników (art. 104-1041 K.p.). Swoim zakresem obejmuje danego pracodawcę oraz wszystkich pracowników zatrudnionych w jego zakładzie na podstawie stosunku pracy. Regulamin obowiązuje również pracowników młodocianych. Natomiast nie podlegają mu osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.
Regulamin wynagradzania ma z kolei charakter ściśle płacowy, ponieważ jego zadaniem jest określenie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą (art. 772 § 1 i 2 K.p.). W treści regulaminu powinny zostać określone warunki wynagradzania obowiązujące u danego pracodawcy, w szczególności dotyczące:
- form wynagradzania,
- poszczególnych składników wynagrodzenia za pracę oraz ich wysokości,
- zasad wypłaty wynagrodzenia.
W regulaminie wynagradzania można ponadto uregulować inne świadczenia związane z pracą.
Większe firmy z regulaminem
Pracodawca tworzy regulamin pracy i wynagradzania po osiągnięciu stanu zatrudnienia wynoszącego co najmniej 50 pracowników. U pracodawców o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników, ale wynoszącym co najmniej 20 pracowników wskazane regulaminy są obowiązkowe, jeżeli o ich utworzenie zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa.
Pracodawcy o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników nie muszą więc posiadać regulaminów pracy i wynagradzania, z wyjątkiem sytuacji, gdy (przy określonej liczebności załogi) zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Należy nadmienić, że bez względu na stan zatrudnienia tworzenie regulaminów pracy i wynagradzania nie jest wymagane, jeżeli dany pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 1043 K.p.). Treść regulaminu musi być jednak uprzednio uzgodniona z zakładową organizacją związkową (o ile taka organizacja występuje w zakładzie). W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa taka organizacja, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca. Pracodawca nie ma takiej niezależności w przypadku uzgadniania treści regulaminu wynagradzania. W tym przypadku brak porozumienia ze związkami zawodowymi uniemożliwia pracodawcy jego samodzielne wprowadzenie, chyba że u pracodawcy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa (art. 772 § 4 K.p.).
Kontynuacja albo rezygnacja
Kodeks pracy wprowadza obowiązek tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania nie normując kwestii rezygnacji z tych aktów. W tej sprawie pomocne może być jednak stanowisko resortu pracy (patrz ramka), który wypowiedział się za możliwością rezygnacji z tych regulaminów w związku ze spadkiem zatrudnienia poniżej 50 pracowników – w trybie analogicznym do ich wprowadzenia. Pracodawca, który zamierza zrezygnować z funkcjonujących w jego firmie regulaminów pracy i wynagradzania, musi więc:
- uzgodnić ten zamiar z zakładową organizacją związkową, jeżeli występuje u danego pracodawcy,
- wprowadzić zapis do dotychczasowych regulaminów, np. w formie aneksu, o jego uchyleniu/rezygnacji z niego,
- podać treść zmiany (aneksu) do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy; zapis o rezygnacji wejdzie w życie najwcześniej po upływie 2 tygodni od jego ogłoszenia.
W przypadku regulaminu wynagradzania rezygnacja z niego może oznaczać konieczność zmiany umów o pracę, jeżeli spowodowała ona odebranie pracownikom zakładowych uprawnień płacowych przysługujących im na podstawie tego regulaminu.
Zgodnie ze stanowiskiem resortu pracy pracodawca, u którego funkcjonują regulaminy, mimo iż nie jest on już obowiązany do ich tworzenia, może je nadal posiadać. W takim wypadku powinien jednak stosować się do ich zapisów.
Obowiązywanie regulaminów po spadku zatrudnienia
„(…) także wejście w życie (…) zmian w Kodeksie pracy od 1 stycznia 2017 r. nie spowodowało, że regulaminy wynagradzania i regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, utraciły swoją moc prawną. Nie jest również konieczna rezygnacja pracodawców z tych regulaminów. Natomiast pracodawcy mogą zrezygnować z tych regulaminów na takich samych zasadach jak dotychczas było to możliwe w przypadku, gdy pracodawca wskutek spadku zatrudnienia w swoim zakładzie pracy nie zatrudniał już co najmniej 20 pracowników. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii rezygnacji z regulaminu wynagradzania ani regulaminu pracy. W związku z tym przyjmuje się, że regulaminy te mogą być uchylone w takim samym trybie, w jakim są one wprowadzane w zakładzie pracy. Oba te regulaminy wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 i art. 1043 § 1 Kodeksu pracy), przy czym jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa albo zakładowe organizacje związkowe konieczne jest uprzednie uzgodnienie z nimi treści tych regulaminów (…)”.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 stycznia 2017 r.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 69 (1423) z dnia 2017-08-28
