Podnoszenie kwalifikacji zawodowych to obecnie istotny element rozwoju pracowników i funkcjonowania przedsiębiorstw. W wielu sytuacjach wiąże się ono z koniecznością uczestniczenia w kursach lub szkoleniach, a czas ich odbywania rodzi pytania o sposób rozliczania w ramach czasu pracy.
Zasady odbywania i rozliczania kursów oraz szkoleń reguluje Kodeks pracy, a ich stosowanie zależy przede wszystkim od tego, czy szkolenie ma charakter obowiązkowy, czy dobrowolny.
Szkolenia obowiązkowe a czas pracy
Jeżeli szkolenie wynika z przepisów prawa, regulacji wewnątrzzakładowych, postanowień umowy o pracę albo polecenia przełożonego – jest ono traktowane jako obowiązkowe. Zgodnie z art. 9413 (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) Kodeksu pracy, udział w takim szkoleniu odbywa się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości powinien być zorganizowany w godzinach pracy.
W praktyce oznacza to, że czas spędzony przez pracownika na uczestnictwie w szkoleniu obowiązkowym jest wliczany do jego czasu pracy. Jeśli kurs przypada poza normalnym grafikiem, pracownikowi może przysługiwać prawo do wynagrodzenia za nadgodziny lub innej rekompensaty w postaci dnia wolnego.
Szkolenia dobrowolne z inicjatywy pracownika
Odmiennie kształtuje się sytuacja w przypadku szkoleń podejmowanych wyłącznie z własnej woli pracownika, bez zgody lub inicjatywy pracodawcy. W takim przypadku nie stosuje się art. 9413 Kodeksu pracy, a czas poświęcony na szkolenie nie jest wliczany do czasu pracy. Oznacza to, że uczestnictwo w kursach organizowanych samodzielnie przez pracownika nie wpływa na jego rozliczenia z pracodawcą.
Studia i inne formy nauki
Kodeks pracy wprost wskazuje, że przepisy dotyczące wliczania szkoleń zawodowych do czasu pracy nie obejmują nauki na studiach czy innych formach edukacji podejmowanej poza godzinami pracy. O ile więc pracownik podjął studia, nawet za zgodą pracodawcy, czas spędzony na zajęciach nie stanowi czasu pracy.
Nie oznacza to jednak braku wsparcia ze strony pracodawcy. Na podstawie art. 1031–1035 Kodeksu pracy pracownik może otrzymać dodatkowe świadczenia, takie jak urlop szkoleniowy, zwolnienie z części dnia pracy w celu uczestnictwa w zajęciach, a także pokrycie kosztów związanych z nauką – np. opłat za studia, podręczników czy zakwaterowania. Warunkiem jest jednak zgoda pracodawcy na podjęcie dokształcania.
Zbieg przepisów i praktyczne konsekwencje
W niektórych przypadkach zastosowanie znajdą jednocześnie przepisy dotyczące wliczania szkolenia do czasu pracy oraz regulacje związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Przykładem może być obowiązkowy kurs wynikający z przepisów branżowych, którego koszty – mimo braku ustawowego obowiązku – pokryje pracodawca. W takiej sytuacji pracownik korzysta zarówno z zaliczenia czasu szkolenia do czasu pracy, jak i z dodatkowego wsparcia finansowego.
Zasady wliczania szkoleń zawodowych do czasu pracy zależą od źródła obowiązku ich odbycia.
- szkolenia obowiązkowe (wynikające z prawa, umowy lub polecenia pracodawcy) są zawsze wliczane do czasu pracy;
- szkolenia dobrowolne, podejmowane wyłącznie z inicjatywy pracownika, nie wpływają na rozliczenie jego czasu pracy;
- studia i inne formy nauki nie są zaliczane do czasu pracy, choć pracownik może liczyć na dodatkowe świadczenia, jeśli pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji.
Dzięki tym regulacjom zarówno interes pracodawcy, jak i prawa pracownika pozostają w równowadze – obowiązkowe szkolenia są rozliczane jak praca, a rozwój podejmowany z własnej inicjatywy odbywa się poza zakresem czasu pracy, ale z możliwością wsparcia ze strony firmy.
